EDI-facturatie via UBL of Peppol

EDI-facturatie

Bedrijven die voor het eerst met EDI beginnen, starten veelal met EDI-facturatie. Het handmatig inboeken en versturen van facturen is een tijdrovende klus, met kans op fouten en vertraging. Via EDI kan alles digitaal aangeleverd worden in een format welke het ERP-systeem kan verwerken. EDI-facturatie wordt daarom steeds populairder naarmate bedrijven hun financiële processen willen stroomlijnen en hun efficiëntie willen verbeteren. Twee populaire opties voor EDI-facturatie zijn onder andere Universal Business Language (UBL) en Pan-European Public Procurement Online (Peppol).

UBL – Universal Business Language

UBL is een open, royalty vrije standaard voor het uitwisselen van zakelijke documenten tussen handelspartners, zoals facturen, inkooporders en verzendbevestigingen. UBL is gebaseerd op XML en is ontwikkeld via een samenwerkingsverband tussen brancheorganisaties, overheden en andere organisaties. UBL biedt een gemeenschappelijke syntaxis en semantiek voor het uitwisselen van zakelijke documenten, wat helpt om ervoor te zorgen dat documenten nauwkeurig en efficiënt kunnen worden uitgewisseld tussen handelspartners.

Peppol

Peppol daarentegen is een netwerkinfrastructuur voor de uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheidsorganisaties, zoals bijvoorbeeld facturen. Deze worden ook in het UBL-format aangeboden, maar er bestaan legio partijen die ieder format naar UBL kunnen omvormen en via het Peppol netwerk aanbieden aan de geselecteerde partners. Peppol is gebaseerd op een reeks technische specificaties en normen ontwikkeld door het Europese Comité voor Normalisatie (CEN) en biedt een veilig, gestandaardiseerd en interoperabel kader voor de uitwisseling van elektronische documenten voor zowel bedrijven als overheidsorganisaties.

Voordelen EDI-facturatie

Zowel UBL als Peppol bieden verschillende voordelen ten opzichte van traditionele papieren facturatie, waaronder:

• Snellere verwerkingstijden – EDI facturatie stelt bedrijven in staat om facturen en andere documenten sneller uit te wisselen, wat kan helpen om de verwerkingstijden van betalingen te verkorten en de cashflow te verbeteren.
• Lagere kosten – EDI facturatie elimineert de noodzaak voor papieren facturatie, wat kan helpen om printkosten, verzendkosten en opslagkosten te verlagen.
• Toegenomen nauwkeurigheid – EDI facturatie elimineert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer, wat kan helpen om fouten te verminderen en de nauwkeurigheid te verbeteren.
• Verbeterde efficiëntie – EDI facturatie stelt bedrijven in staat om hun factuurprocessen te automatiseren, wat kan helpen om de hoeveelheid tijd en middelen die nodig zijn voor het beheer van facturatie te verminderen.

Hoe met EDI-facturatie beginnen?

Bij het kiezen tussen alleen UBL en UBL via Peppol moeten bedrijven rekening houden met verschillende factoren, waaronder hun specifieke factureringsbehoeften, de technische mogelijkheden van hun factureringssystemen en de vereisten van hun handelspartners. UBL is een flexibele optie die kan worden gebruikt voor een breed scala aan zakelijke documenten, niet alleen facturen. UBL kan worden geïntegreerd met bestaande systemen en kan worden aangepast om te voldoen aan de specifieke behoeften van individuele bedrijven. Peppol daarentegen biedt een meer gestandaardiseerde benadering voor voornamelijk EDI-facturatie, wat het voor bedrijven gemakkelijker kan maken om facturen uit te wisselen met overheidsorganisaties en andere handelspartners die Peppol-compatibiliteit vereisen.

Kortom, zowel UBL als Peppol bieden voordelen voor bedrijven die hun factureringsprocessen willen stroomlijnen via EDI. Uiteindelijk zal de keuze tussen UBL en UBL via Peppol afhangen van de specifieke behoeften en eisen van elk bedrijf. Maar bedrijven kunnen er zeker van zijn dat vroeger of later directe EDI-facturatie of facturatie via Peppol een vereiste zal worden, ook voor de traditionele B2B-sector.